Politique de Stockage et de Rétention

Dernière mise à jour : 22 avril 2026

Ce document décrit comment Axonc Hub héberge et conserve vos documents, combien de temps vous pouvez compter sur nos sauvegardes, comment récupérer vos données à tout moment, et ce qui se passe lorsque vous supprimez votre compte. Il complète la Politique de Confidentialité en se concentrant sur le volet stockage.

En une phrase : vos documents vous appartiennent. Axonc les héberge, traite les statuts (signature, clôture, archivage), mais ne lit jamais leur contenu. Vous gardez la main sur l'export, la suppression et les durées de conservation, dans le respect de la réglementation applicable à votre activité.

1. Propriété et accès aux données

Tous les documents, photos, registres et rapports que vous téléversez (ou que votre équipe crée) sur Axonc Hub vous appartiennent. Axonc n'en revendique aucune propriété intellectuelle ni aucun droit d'usage en dehors de l'hébergement et de la présentation dans l'application.

Seuls vous et les utilisateurs que vous invitez dans votre organisation peuvent consulter ou modifier vos données. L'équipe Axonc n'accède à votre base que lors d'opérations techniques strictement nécessaires (correction d'incident, migration d'infrastructure) et uniquement après votre demande ou notification.

2. Ce qu'Axonc fait — et ne fait pas

Ce qu'Axonc fait :

Héberge vos documents sur un VPS dédié en France (infrastructure Hostinger, datacenter Paris).
Compresse automatiquement les photos importées (JPEG 85 %, redimensionnement 1920 px max) pour limiter la consommation de stockage sans altérer leur lisibilité.
Trace les statuts des actes : création, signature (empreinte SHA-256 attestée), clôture, archivage.
Génère chaque mois une archive ZIP complète de vos documents locaux avec un lien de téléchargement signé valable 7 jours, envoyé par email.
Scanne hebdomadairement les fichiers orphelins (résidus de téléversements interrompus) et les déplace vers une zone d'archive technique avant suppression définitive.

Ce qu'Axonc ne fait pas :

Ne lit pas le contenu de vos documents PDF, Word, images ou fichiers textes.
Ne stocke aucune signature manuscrite ni dessin. Les signatures sont tracées sous forme d'empreinte cryptographique (SHA-256) liée à l'acte et à l'auteur.
Ne revend, ne partage, ne transfère jamais vos documents à des tiers (voir Politique de Confidentialité).
Ne sauvegarde pas à votre place les pièces dont la conservation relève de votre obligation légale : si vous supprimez un document de votre espace, il est effacé.

3. Durées de conservation recommandées

Axonc Hub ne limite pas automatiquement la durée de conservation de vos documents : vous gardez la main pour supprimer ou archiver selon vos obligations propres. Les durées ci-dessous sont les exigences minimales de conservation définies par la réglementation française applicable aux modules QHSE.

Type de document	Durée minimale	Référence
Document Unique (DUERP)	Mise à jour annuelle + conservation de chaque version	R.4121-1 à 4
Plan de Prévention (PdP)	Durée de l'intervention + 5 ans	R.4512-6 à 14
PPSPS Chantiers	Durée du chantier + 5 ans	R.4532-63 à 77
Protocole R.4515 (Chargement / Déchargement)	Durée de validité du protocole	R.4515-4 à 11
Registre des déchets (R.541)	5 ans	R.541-43
Bordereaux BSDD	5 ans (producteur) / 3 ans (transporteur)	R.541-45
Registre des formations et habilitations	5 ans après la fin de la relation de travail	Code du travail L.6321-1
Suivi médical (visites, aptitudes)	5 ans (dossier individuel)	R.4624-10, R.4624-16
Journal des événements / incidents	5 ans	Bonnes pratiques CNAM-AT/MP
Bibliothèque documentaire (consignes, modes opératoires)	Durée de vie de l'activité + 5 ans	Code du travail L.4121-1

En cas de contrôle de l'Inspection du travail, de la CARSAT, de l'OPPBTP ou d'un organisme de contrôle sectoriel, c'est à vous de produire les documents. Axonc Hub vous aide en centralisant, traçant et exportant mais ne se substitue pas à votre obligation de conservation.

4. Sauvegarde mensuelle automatique

Le 1^er de chaque mois à 02h00, Axonc Hub génère pour votre organisation une archive ZIP complète de tous vos documents stockés localement sur nos serveurs (hors fichiers référencés depuis un cloud externe, qui eux restent sous la maîtrise du fournisseur que vous avez choisi).

L'archive est déposée dans votre espace /uploads/exports/, protégée par un jeton de téléchargement signé. Un email est envoyé au propriétaire du compte (et au contact technique si distinct) avec le lien direct. Ce lien est valable 7 jours.

Les ZIP mensuels eux-mêmes sont conservés sur notre infrastructure pendant 90 jours pour permettre une restauration manuelle en cas d'incident récent. Au-delà, seule l'archive la plus récente reste disponible.

Vous pouvez à tout moment désactiver l'envoi mensuel depuis QHSE → Paramètres → Stockage.

5. Export et portabilité — à tout moment

Vous disposez de trois canaux pour récupérer vos données :

Export global RGPD (données personnelles) : /export_my_data.php vous renvoie un JSON de tout ce qui est associé à votre compte (au sens article 20 du RGPD).
Archive ZIP mensuelle (documents métier) : lien envoyé chaque 1^er du mois par email, téléchargeable pendant 7 jours.
Export manuel à la demande : depuis QHSE → Paramètres → Stockage, vous pouvez déclencher une archive supplémentaire en cours de mois.

Les exports CSV (registre des déchets format GEREP, liste des formations, inventaire des équipements, etc.) sont disponibles à tout moment depuis le module Rapports & Exports et respectent les conventions d'import d'Excel FR (BOM UTF-8, séparateur point-virgule).

6. Suppression de compte et purge

Lorsque vous demandez la suppression de votre compte Axonc Hub, le processus suit trois étapes :

Désactivation immédiate : votre compte et ceux de vos collaborateurs passent en statut inactif. L'accès à l'application est coupé.
Période de conservation de 30 jours : vos données restent sur nos serveurs pour permettre une restauration en cas de demande erronée. Aucune connexion possible pendant cette période — seule l'équipe Axonc peut restaurer, à votre demande explicite.
Suppression définitive : au-delà de 30 jours, toutes vos lignes en base de données et tous vos fichiers sont supprimés de manière irréversible (y compris les ZIP mensuels archivés).

Pour initier une suppression, écrivez à contact@axonc.tech depuis l'adresse propriétaire du compte. Une confirmation par email est requise avant enclenchement du délai de 30 jours.

7. Quota et consommation de stockage

Chaque organisation dispose d'un quota de stockage défini par son abonnement. La consommation en temps réel est visible depuis QHSE → Paramètres → Stockage avec un détail par catégorie (logos, documents, photos EPI, annexes PPSPS, etc.).

Les fichiers que vous référencez depuis un cloud externe (Google Drive, Dropbox, etc.) via le Hub Cloud ne consomment pas votre quota Axonc : seule l'URL est enregistrée. Vous restez responsable des permissions d'accès chez votre fournisseur.

8. Responsabilité sur le contenu téléversé

Vous êtes seul responsable du contenu des documents que vous téléversez. Axonc ne peut être tenu responsable de la présence de données personnelles excessives au regard du principe de minimisation (article 5.1.c du RGPD). Avant d'uploader :

Anonymisez les pièces qui peuvent l'être (photos de permis floutées par exemple).
Ne téléversez pas de données sensibles (santé, opinions, etc.) sans base légale explicite.
Pour les documents partagés avec des tiers (CSPS, Inspection du travail, organismes agréés), vérifiez vos obligations préalables d'information.

9. Contact — DPO et questions stockage

Délégué à la Protection des Données (DPO) — fonction assurée par le responsable de traitement: Fabien CASEMAJOR, Axonc — contact@axonc.tech
Adresse postale: 5 Rue Georges Bizet, Villa 111, 13960 Sausset-les-Pins, France
Délai de réponse: 30 jours maximum (article 12.3 du RGPD), en pratique sous 72 heures ouvrées.

10. Modifications de la présente politique

La présente politique peut évoluer en fonction des mises à jour de notre infrastructure ou de la réglementation. Les modifications substantielles vous sont notifiées par email et via le bandeau d'accueil de l'application lors de votre première connexion après modification.

La version en vigueur est toujours celle accessible à l'adresse axonc.tech/legal/storage_policy.php.